Le changement de siège est une étape importante dans la vie d’une entreprise. C’est la raison pour laquelle il est nécessaire de bien l’organiser. Il ne faut négliger aucun détail. Il s’agit d’un projet qui doit être parfaitement planifié. Certaines procédures doivent être respectées.
Définir les objectifs du déménagement
Avant de se lancer dans un changement de siège, il faut d’abord s’assurer que le déménagement est bien réalisable. Définissez concrètement la raison du déménagement. Différents motifs peuvent expliquer le changement de siège social. Il peut s’agir de vouloir un espace de travail plus grand ou de profiter d’une réduction des coûts. La fusion d’entreprises peut également être la cause du transfert de siège. Le lieu du déménagement peut aussi être une zone géographique spécifique. Définissez les besoins de l’entreprise afin de pouvoir établir le cahier des charges du déménagement.
D’autre part, avant d’aménager dans de nouveaux locaux, il faut s’assurer que l’espace correspond bien aux activités de l’entreprise. Les bureaux doivent aussi s’aligner à l’organisation de l’entreprise. Une étude minutieuse de l’endroit s’impose. Selon l’envergure de l’entreprise, un garde-meuble ou une tente de stockage est nécessaire pour ranger provisoirement les équipements. Le choix va dépendre de la durée du stockage. La contribution des collaborateurs est utile dans le choix du local et de son emplacement.
Communiquer et bien préparer le personnel
La communication auprès des salariés est un point essentiel dans le projet de transfert de siège d’une entreprise. Il est nécessaire d’impliquer l’ensemble des collaborateurs en amont ainsi que les représentants du personnel. Informez-les et déléguez-leur certaines tâches. Lors d’un transfert d’entreprise, il peut aussi arriver que certains employés soient affectés par la peur et l’incertitude du changement. Ils peuvent songer à rechercher un emploi ailleurs. Or, il serait dommage pour la société de perdre des éléments-clés. Il sera alors indispensable d’établir un plan stratégique pour aviser et impliquer ces personnes dans le projet. Il faut trouver une entente et mettre en place un compromis pour retenir le personnel.
La déclaration officielle du changement de siège social
Parallèlement au déménagement, il faut officiellement changer d’adresse. Cela est important pour l’administration, les clients et les fournisseurs. Les courriers, les cartes de visite et les factures réalisées doivent être mis à jour. Il existe des formalités à suivre pour la déclaration de changement de siège social :
La première consiste à publier un avis de modification dans un journal d’annonces légales. Dans cette annonce, l’adresse de l’ancien siège social et celle du nouveau doivent être indiquées. L’entité concernée dispose de moins d’un mois pour effectuer cette formalité.
La deuxième est l’envoi d’une demande de déclaration de siège social au greffe ou au CFE. Cette demande peut être expédiée par courrier postal ou par voie dématérialisée.
Il faut préciser que le transfert de siège social est différent d’un transfert d’établissement. Les établissements sont les locaux dans lesquels les activités de la société sont exercées. C’est pourquoi la déclaration du changement de siège social est obligatoire qu’il s’agisse d’une SCI ou d’une société commerciale.