Charleroi est une ville à la fois dynamique et animée. Organiser un séminaire dans la localité n’est pas alors chose facile à moins de s’y prendre bien à l’avance. Il est important de tout noter à l’avance pour ne rien à l’avance. Pour aider les professionnels dans le domaine, voici donc une check-list des choses à faire pour l’organisation du séminaire.
La recherche de la salle de séminaire
Si la société organisatrice de l’évènement n’est pas basée dans la ville, la location salle pour séminaire à Charleroi est inévitable. Aussi, autant miser sur une salle de qualité répondant à tous les critères des cibles. L’hôtel Charleroi Airport propose plusieurs salles de séminaire. Leurs capacités sont variables. Les organisateurs de séminaires sont alors libres de choisir celle qui les convient.
Les objectifs du séminaire
Si une entreprise organise un séminaire, c’est pour communiquer des informations. Il est donc important de définir à l’avance les objectifs du séminaire. La liste des intervenants, les thèmes abordés et les cibles dépendent de ces objectifs. Les termes d’un séminaire dédié aux clients seront différents d’un autre réservé aux partenaires de l’entreprise. C’est pourquoi l’établissement d’une check-list des objectifs est primordial.
La liste des participants cibles
Une fois que les objectifs du séminaire sont définis, il faut maintenant lister les cibles. S’il s’agit d’un séminaire d’entreprise dédié aux salariés, il suffit de recenser tous les intéressés. Cela reste assez facile. De même pour les partenaires et les clients, faire une liste devrait se faire facilement. L’établissement est une étape importante. Il conditionne le choix de la salle de séminaire et du budget alloué à l’évènement.
Les dates du séminaire
Contrairement aux apparences, le choix des dates du séminaire n’est pas chose aisée. Il ne suffit de marquer telle ou telle date dans le calendrier. Il est important de prendre en compte divers facteurs temps. Si une entreprise organise un séminaire, c’est pour que tous les cibles soient présents. Les dates doivent alors être définies en fonction de l’emploi du temps des cibles. Concrètement, le séminaire doit se dérouler hors les longs week-ends, les jours fériés et les vacances scolaires. Il faut miser sur des jours ouvrés pour que toutes les cibles puissent se libérer.
Les plannings
Il est toujours intéressant pour les participants à un séminaire de connaitre à l’avance la programmation de l’évènement. Cela leur permet de mieux s’organiser durant les quelques jours de rencontre. Aussi, l’établissement des plannings durant le séminaire doit figurer dans la check-list des choses à faire. Les horaires des diverses interventions, des pauses, des collations et des questions doivent être définis à l’avance.
L’hébergement des cibles
Un séminaire s’étale généralement sur plusieurs jours. Les participants sont alors appelés à s’héberger sur place durant l’évènement. Pour éviter les bouchons à Charleroi pendant les heures de pointe, l’idéal serait de s’installer à proximité de la salle de séminaire. L’hôtel Charleroi Airport propose des chambres confortables pour accueillir les participants aux séminaires. Spacieuses, elles sont parfaitement équipées. D’ailleurs, l’hôtel dispose de 4 étoiles. Les organisateurs peuvent alors proposer à leurs cibles de s’héberger sur place.